Odzyskanie 2.8h dziennie dla kadry zarządzającej w dystrybucji
Zarząd firmy logistycznej z Radomia tracił czas na ręczne scalanie raportów z 4 oddziałów. Wdrożyliśmy centralny pulpit menedżerski. Teraz dane o sprzedaży są widoczne po jednym kliknięciu.
W firmie Logis-Speed dyrektor operacyjny spędzał każdy poranek na przepisywaniu danych z maili do Excela. Zamiast zarządzać ludźmi, walczył z sumowaniem kolumn z czterech różnych miast. Skróciliśmy ten proces do zaledwie 4 minut dziennie dzięki automatycznemu przesyłowi danych.
Wyzwanie
Firma posiada oddziały w Radomiu, Kielcach, Lublinie i Warszawie. Każdy z nich korzystał z nieco innego sposobu zapisywania zleceń. Dyrektor Marek Zalewski musiał czekać, aż wszyscy kierownicy prześlą mu raporty do godziny 9:00. Często maile spóźniały się o 45–60 minut.
Dodatkowo, w co ósmym arkuszu znajdowaliśmy błędy w formułach, co fałszowało wynik finansowy o blisko 12.4%. Firma nie wiedziała dokładnie, ile zarabia na konkretnej trasie, dopóki księgowość nie zamknęła miesiąca. To powodowało przestoje i niepotrzebne koszty paliwa na nierentownych kierunkach.
Podejście
Nasz zespół z Solvium Strategia spędził 9 dni roboczych bezpośrednio w radomskim biurze klienta. Przeanalizowaliśmy dokładnie 417 plików Excel, które krążyły w firmie w ciągu jednego miesiąca. Rozmawialiśmy z 6 pracownikami, aby zrozumieć, gdzie ucieka czas.
Okazało się, że te same dane o tonażu i paliwie były wpisywane ręcznie aż 3 razy na różnych etapach. Wyeliminowaliśmy te zbędne ruchy. Zaprojektowaliśmy system, który sam ściąga informacje bezpośrednio z nadajników GPS w ciężarówkach i z systemu fakturującego. Bez udziału człowieka i bez ryzyka pomyłki.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dla Logis-Speed prosty, ale skuteczny pulpit menedżerski w chmurze. Teraz dyrektor widzi na tablecie mapę Polski z naniesionymi trasami i ich aktualną marżą. Jeśli koszt transportu przekroczy 310 zł ponad plan, system podświetla trasę na czerwono.
Uruchomiliśmy też automatyczne raporty wysyłane SMS-em o godzinie 8:15. Każdy kierownik oddziału widzi swoje wyniki na tle innych, co naturalnie zwiększyło dyscyplinę pracy. Całość działa bez instalowania drogich serwerów – wykorzystaliśmy istniejącą bazę SQL firmy.
Rezultaty
Dyrektor odzyskał 14.2 godziny w każdym tygodniu, które teraz poświęca na negocjacje z dużymi załadowcami. W ciągu pierwszych 63 dni od wdrożenia firma pozyskała 4 nowe kontrakty, których wcześniej nie miała czasu obsłużyć procesowo.
Harmonogram
-
Wrzesień 2024Audyt procesów i wywiad z pracownikami w Radomiu
-
Październik 2024Budowa i konfiguracja pulpitu menedżerskiego
-
Listopad 2024Szkolenie 12 pracowników i oddanie systemu do użytku
"Bałem się, że wdrożenie nas sparaliżuje na tygodnie. Tymczasem ekipa z Solvium po prostu wpięła się w nasze dane i po 19 dniach miałem gotowy podgląd firmy na tablecie."