Automatyzacja faktur: z 4 dni do 32 minut miesięcznie

Bałagan w cyfrach, czyli 4 dni stracone na klikaniu

W firmie 'Budomex' z Radomska proces wystawiania faktur wyglądał jak z poprzedniej dekady. Pani Halina, która zajmuje się tam rozliczeniami od maja 2017 roku, co miesiąc musiała otwierać trzy różne systemy, żeby zamknąć sprzedaż. Dane ze sklepu internetowego lądowały w jednym pliku, zamówienia mailowe w drugim, a faktury korygujące w trzecim. Sumowanie tego wszystkiego zajmowało jej dokładnie 32 godziny w każdym miesiącu. To cztery pełne dni robocze, za które firma płaciła pensję, a które nie przynosiły żadnej nowej wartości.

Podczas naszego audytu w lutym 2024 roku wyliczyliśmy, że średnio co 14. faktura zawierała błąd w NIP-ie lub kwocie brutto. Te pomyłki to nie był brak kompetencji, tylko zwykłe zmęczenie materiału. Kiedy człowiek patrzy w 487 wierszy w arkuszu, oczy po prostu odmawiają posłuszeństwa. Koszt poprawek, telefonów do klientów i wysyłania korekt pocztą tradycyjną wynosił średnio 640 PLN miesięcznie. Liczymy każdą złotówkę, więc te straty od razu rzuciły nam się w oczy jako pierwszy punkt do naprawy.

Szczerze mówiąc, właściciel firmy na początku nie wierzył, że da się to zrobić bez kupowania drogiego systemu za 40 tysięcy złotych. My jednak w Solvium Strategia Sp. z o.o. nie lubimy lania wody o wielkich systemach, jeśli wystarczy prosty mostek danych. Skupiliśmy się na tym, żeby wyeliminować ręczne przepisywanie, bo to ono było wąskim gardłem. Postawiliśmy sprawę jasno: albo robimy to porządnie w 11 dni, albo w ogóle nie zaczynamy współpracy.

Pani Halina robiła błąd w co czternastej fakturze. To nie brak wiedzy, to po prostu zmęczenie 487 wierszami w Excelu.

Budowa mostu zamiast kupowania autostrady

Zamiast namawiać klienta na nowy system ERP, zdecydowaliśmy się na budowę prostego łącznika API. Nasz wdrożeniowiec spędził w firmie dokładnie 43 godziny, analizując strukturę plików, które generował ich stary sklep PrestaShop. Okazało się, że wszystkie dane tam są, tylko nikt nie wiedział, jak je 'wypchnąć' do programu Subiekt GT bez udziału rąk ludzkich. Napisaliśmy skrypt w Pythonie, który raz na dobę pobiera zamówienia i automatycznie tworzy szkice faktur w systemie księgowym.

Testy trwały od 12 do 25 marca 2024 roku. Sprawdzaliśmy każdy możliwy scenariusz: co się stanie, gdy klient poda błędny kod pocztowy, albo gdy zamówienie zostanie opłacone dwiema różnymi metodami. System musiał być pancerny. W trzecim dniu testów skrypt wykrył 12 prób dublowania faktur, które wcześniej pani Halina musiałaby wyłapywać ręcznie. To był moment, w którym zarząd zrozumiał, że automatyzacja to nie jest gadżet, tylko konkretna oszczędność ich pieniędzy.

Dodatkowo wprowadziliśmy funkcję automatycznego wysyłania PDF-a do klienta zaraz po zaksięgowaniu wpłaty. Wcześniej biuro wysyłało te maile ręcznie każdego ranka, co zabierało kolejne 47 minut dziennie. Teraz system robi to w 3 sekundy po sygnale z banku. Dzięki temu telefon w sekretariacie przestał dzwonić z pytaniami typu 'gdzie moja faktura'. To uwolniło czas na realną obsługę klienta i sprzedaż, a nie na bycie 'żywym automatem do maili'.

Konkrety na stół: co zyskał Budomex?

Po pełnym wdrożeniu, które zakończyliśmy 3 kwietnia 2024 roku, wyniki były jednoznaczne. Czas potrzebny na obsługę faktur spadł z 32 godzin do dokładnie 32 minut miesięcznie. Te pół godziny to czas, w którym pani Halina tylko sprawdza raport końcowy wygenerowany przez nasz skrypt. Nic nie przepisuje, nic nie klika dwa razy. Wszystko dzieje się w tle, podczas gdy ona może zająć się windykacją należności, co w trzy miesiące poprawiło płynność firmy o 14.6%.

Koszty całego wdrożenia zamknęły się w kwocie 4 350 PLN netto. Biorąc pod uwagę koszt godziny pracy pracownika biurowego i eliminację błędów, inwestycja zwróciła się po dokładnie 74 dniach. To jest to, co w Solvium Strategia Sp. z o.o. nazywamy realną optymalizacją. Nie budujemy zamków na piasku, tylko naprawiamy procesy, które marnują energię ludzi. Właściciel firmy, pan Marek, przyznał w czerwcu, że pierwszy raz od trzech lat mógł wysłać księgową na urlop bez obawy, że po powrocie zastanie stos niezałatwionych papierów.

Warto dodać, że błędy w numeracji faktur spadły do zera. Od kwietnia 2024 do dziś (styczeń 2025) system nie wygenerował ani jednej duplikacji numeru, co wcześniej zdarzało się przynajmniej dwa razy w miesiącu przy ręcznym wpisywaniu. Urząd Skarbowy podczas rutynowej kontroli w październiku nie miał się do czego przyczepić, bo obieg dokumentów stał się przejrzysty i logiczny. By the way, najtrudniejszą częścią projektu nie było pisanie kodu, ale przekonanie zespołu, że technologia nie zabierze im pracy, tylko odejmie im nudnych zadań.

Inwestycja w skrypt za 4 350 PLN zwróciła się po 74 dniach. Od tego czasu firma oszczędza 31 godzin miesięcznie.

Jak sprawdzić, czy u Ciebie też ucieka czas?

Jeśli Twoi pracownicy spędzają więcej niż 3 godziny tygodniowo na kopiowaniu danych między Excelami, to znak, że przepalasz budżet. W Solvium Strategia Sp. z o.o. zaczynamy zawsze od zmierzenia czasu stoperem. Nie interesują nas opinie, interesują nas fakty. Jeśli faktura w Twojej firmie 'idzie' od zamówienia do księgowości dłużej niż 15 minut, to znaczy, że proces jest chory. W nowoczesnej firmie handlowej ten czas powinien wynosić zero, bo dane powinny płynąć same.

Nasza metoda pracy w Łodzi jest prosta: wchodzimy, liczymy, tniemy zbędne kroki i wychodzimy. Nie zostajemy na miesiące konsultacji, które nic nie wnoszą. W przypadku 'Budomexu' wystarczyło 11 dni, żeby odzyskać prawie cały tydzień pracy w skali miesiąca. Zadaj sobie pytanie: co Twój najlepszy pracownik mógłby zrobić dla firmy, gdyby nagle dostał 4 dni wolnego od papierologii? Prawdopodobnie zarobiłby dla Ciebie dwa razy tyle, ile kosztuje nasze wdrożenie.

Zapraszamy na krótką rozmowę, podczas której ocenimy, czy Twój problem da się rozwiązać skryptem, czy potrzebujesz głębszej zmiany w strukturze. Nie obiecujemy cudów, obiecujemy konkretne minuty i złotówki, które zostaną w Twojej kieszeni. Działamy w promieniu 150 km od Łodzi, ale systemy IT wdrażamy w całej Polsce. Odzyskaliśmy już łącznie 3 412 godzin dla naszych klientów w samym 2024 roku i nie zamierzamy zwalniać tempa.

Jeśli faktura idzie od zamówienia do księgowości dłużej niż 15 minut, Twój proces jest po prostu chory.